Newbie Assistant; Μικρός οδηγός για το Project Management

Όλοι όσοι εργαζόμαστε σαν Executive ή Administrative Assistants έχουμε/είχαμε ένα project που είναι/ήταν τόσο δύσκολο που το παρατήσαμε πριν καν το ξεκινήσουμε. Από τη γενική καθαριότητα του σπιτιού ή τον σχεδιασμό των οικογενειακών διακοπών μας ή τη μετακόμιση σε ένα νέο σπίτι μέχρι την οργάνωση ενός συνεδρίου ή ενός επαγγελματικού ταξιδιού για τον manager μας όλα είναι έργα που μας αφορούν προσωπικά ή επαγγελματικά.

Στο επαγγελματικό κομμάτι στο οποίο και  θα σταθούμε σήμερα (διαχείριση εταιρικών έργων), ο ενθουσιασμός της εμπιστοσύνης που μας έδειξαν αναθέτοντας μας μια νέα εργασία μπορεί να επισκιάζεται από το φόβο του να μην ξέρεις από που να ξεκινήσεις ή πως να το κάνεις να συμβεί. Για ορισμένα έργα, απλά το αρνούμαστε από φόβο, άλλα κάποια άλλα τα υλοποιούμε παρόλο που είναι αγχωτικά και δύσκολα.

Τα εταιρικά projects μπορεί να μας αγχώσουν κυρίως αν είμαστε στην αρχή της καριέρας μας και δεν υπάρχει project manager που θα είναι ο υπεύθυνος για την υλοποίηση του project και θα σας καθοδηγεί στην αποτελεσματική διαχείριση του και την όλη διαδικασία. Η ύπαρξη ενός project manager θα ελαττώσει το άγχος για την υλοποίηση ενός έργου -μεγάλου ή μικρού, προσωπικού ή επαγγελματικού- και θα κάνει τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.

Τι είναι η Διαχείριση Έργου (Project Management);

Η Διαχείριση ενός έργου είναι κάτι περισσότερο από την παρακολούθηση των εργασιών και των dead lines του. Είναι ένας ηγετικός ρόλος που περιλαμβάνει στρατηγική σκέψη, διαχείριση προτεραιοτήτων και νοοτροπία νικητή.  Τα έργα μπορεί να είναι απλές και επαναλαμβανόμενες εργασίες (πχ διοργάνωση συμβουλίων, συνεδρίων, εκδηλώσεων κλπ) έως σύνθετες (πχ έναρξη νέου γραφείου/νέου υποκαταστήματος σε νέα τοποθεσία). 

Ανεξάρτητα από το μέγεθος του έργου, τα βασικά βήματα είναι τα ίδια: Ξεκινήστε, σχεδιάστε, εκτελέστε παρακολουθώντας τις διαδικασίες και στο τέλος ελέγξτε εάν το έργο ολοκληρώθηκε on time και on budget που είναι και το ζητούμενο.

Τα 5 βήματα για μια επιτυχημένη Διαχείριση Έργου

  1. Έναρξη: Πριν κάνετε οτιδήποτε άλλο, πρέπει να καθορίσετε την αιτία, το μέγεθος και τη σκοπιμότητα του έργου.

Αυτό περιλαμβάνει ερωτήσεις σχετικά με το προτεινόμενο έργο και εξέταση του από όλες τις οπτικές γωνίες. Ζητήστε τη βοήθεια των ενδιαφερόμενων μερών και αξιολογήστε το κόστος και τα οφέλη του έργου πριν καν ξεκινήσετε. Μπορεί να έχετε μια εξαιρετική ιδέα- αλλά αν δεν υπάρχει επιχειρηματικός λόγος για αυτό, τότε το έργο δεν θα έχει επιτυχία. Αφού εντοπίσετε/ενημερωθείτε για το κόστος, το όφελος και το σκοπό ενός έργου, μπορείτε να προχωρήσετε στη φάση σχεδιασμού.

  1. Σχεδιασμός: Σε αυτή τη φάση της διαχείρισης του έργου σχεδιάζουμε/χτίζουμε το πλαίσιο μέσα στο οποίο θα κινηθούμε.

Αυτό περιλαμβάνει ένα λεπτομερές χρονοδιάγραμμα, την κατανομή καθηκόντων και αρμοδιοτήτων, τον καθορισμό του κόστους, τους μεμονωμένους στόχους και τα χρονοδιαγράμματα και τέλος θα πρέπει να αποφασίσετε ποιοι θα συμμετέχουν στο έργο (ομάδα έργου) και ποιοι τύποι οργάνωσης και επικοινωνίας θα χρησιμοποιηθούν. Ο λεπτομερής και σωστός σχεδιασμός που θα εστιάζει πέρα από τους επιμέρους στόχους και στο ιδανικό τελικό αποτέλεσμα θα απογειώσει το έργο σας.

  1. Εκτέλεση – Μόλις τελειώσετε με τον σχεδιασμό του έργου και συμπεριλάβετε τους κατάλληλους ανθρώπους στην ομάδα σας, ξεκινήστε την υλοποίηση του!

Μπορεί το έργο να φαίνεται δύσκολο, αλλά με τον κατάλληλο σχεδιασμό που έχετε ήδη κάνει και τη σωστή ομάδα θα σας φανεί παιχνιδάκι. Γνωρίζοντας τι πρέπει να κάνετε, πότε να το κάνετε, πώς να οργανώσετε την επικοινωνία και πώς να διαχειριστείτε τα πιθανά προβλήματα, θα αποφύγετε μεγάλο μέρος του άγχους και των δυσκολιών που συνήθως εμφανίζονται στα σύνθετα έργα.

  1. Παρακολούθηση και έλεγχος – Καθώς προχωράτε στην υλοποίηση του έργου, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τα κατάλληλα «εργαλεία διαχείρισης έργου» που θα σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε και να ελέγχετε το έργο.

Τα εργαλεία αυτά θα σας βοηθήσουν στις αναφορές που πρέπει να κάνετε και παρέχουν πληροφόρηση στα άτομα που συμμετέχουν στο έργο. Τα σωστά εργαλεία θα διασφαλίσουν επίσης ότι η ομάδα θα είναι παραγωγική, ότι οι εργασίες θα ολοκληρώνονται εγκαίρως, ενώ θα σας δώσουν τη δυνατότητα να αναζητήσετε τις αιτίες για τις εργασίες που καθυστερούν. Είναι ένας ουσιαστικός τρόπος για να διασφαλιστεί ότι η ομάδα του έργου είναι όλοι στο ίδιο σημείο υλοποίησης.

 

Ποια είναι τα εργαλεία αυτά; Από τα πρότυπα που υπάρχουν έτοιμα στο MS Excel (Project Tracker και Διαγράμματα Gantt) μέχρι τις διάφορες εξειδικευμένες εφαρμογές (Trello, Jira, Asana, Airtable κλπ) όλα είναι ένας πολύτιμος σύμμαχος για τη διαχείριση έργων όλων των μεγεθών που δείχνουν όχι μόνο την ημερομηνία έναρξης και την αναμενόμενη ημερομηνία λήξης, δηλαδή τη χρονική περίοδο που έχει διατεθεί για κάθε εργασία έργου, αλλά και τον προϋπολογισμό όπως και το διαθέσιμο budget.

Πολλά πρότυπα θα βρείτε και στη σελίδα https://www.vertex42.com/ExcelTemplates/excel-project-management.html

Τα περισσότερα από αυτά δείχνουν τις κύριες αλλά και τις δευτερεύουσες εργασίες κατανεμημένες ανά κατηγορία και μια λεπτομερή δομή ανάλυσης εργασίας. Αυτό διευκολύνει τους Project Managers να παρακολουθούν τα αποτελέσματα και να ορίζουν την ιεραρχία των εργασιών.

  1. Ολοκλήρωση του έργου – Αφού το έργο φτάσει στο τέλος του, ολοκληρώστε το δυναμικά βλέποντας ξανά αν τηρήθηκαν οι διαδικασίες και τα χρονοδιαγράμματα και εάν σας έχουν σταλεί τα παραδοτέα (έντυπα, αναφορές κλπ).

Φροντίστε να σημειώσετε τα λάθη που έγιναν για να τα αποφύγετε στο επόμενο έργο, καθώς οποιαδήποτε διαδικασία μπορεί να βελτιωθεί. Τέλος, μεταφέρετε την επιτυχή ολοκλήρωση στην ομάδα σας, γιορτάζοντας μαζί τους τα επιτεύγματά σας.

Γιατί μία/ένας Execute ή Administrative Assistant πρέπει να γνωρίζει σχετικά με την Διαχείριση Έργων;

Ένας μία/ένας Execute ή Administrative Assistant που έχει το προνόμιο να έχει πρόσβαση στη διαχείριση έργων της εταιρείας για την οποία εργάζεται (από ένα εύκολο έργο όπως είναι η υλοποίηση ενός ενημερωτικού δελτίου, έως ένα σύνθετο έργο όπως η έναρξη μιας εντελώς νέας επιχείρησης) πρέπει να γνωρίζουν ότι ο προϊστάμενός τους βασίζεται σε αυτούς, τους εμπιστεύεται και γνωρίζει ότι η προσοχή τους στη λεπτομέρεια, η στρατηγική τους σκέψη είναι αυτό που τους ξεχωρίζει και κάποιες από τις δεξιότητες για τις οποίες τους έχουν επιλέξει.

Όπως και τα περισσότερα ανώτερα στελέχη, έτσι και ο προϊστάμενός σας συχνά θα συμμετέχει σε πολλά και διαφορετικά έργα, παίρνοντας αποφάσεις και πρωτοβουλίες.

Εάν η διαχείριση των έργων δεν γίνεται από ένα κεντρικό γραφείο διαχείρισης έργων (και σε μικρότερους οργανισμούς, αυτό συμβαίνει συχνά), μπορείτε να προσθέσετε αξία στην εργασία σας βοηθώντας τον να σχεδιάσει τα έργα και να τα διαχειριστεί.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να επιτύχετε σε αυτόν τον ρόλο.

  1. Μελετήστε όλα τα βήματα του έργου και προετοιμαστείτε για το χειρότερο!

Προβλέψτε τις ερωτήσεις και τους προβληματισμούς που θα έχουν τα μέλη της ομάδας και αξιολογήστε προληπτικά πριν την ένταξή τους στην επιλογή σας.

Πχ θα είναι πρόθυμη η ομάδα που θα πλαισιώσει  το έργο θα αυξήσει τον φόρτο εργασίας της; Συμπεριλάβετε στην πρότασή σας σχετικά με τη στελέχωση της ομάδας και αλλαγές σε ανθρώπινο δυναμικό. Αυτό θα δείξει σε όλους τους ενδιαφερόμενους ότι γνωρίζετε τις προτεραιότητές τους και τις εξετάζετε.

 

  1. Μελέτησε τις λεπτομέρειες. Ενημερωθείτε για τα πάντα.

Ενώ μπορεί να διαχειρίζεστε/επιβλέπετε το γενικό έργο, πρέπει να εξετάσετε στις διάφορες λεπτομέρειες για να μη βρεθείτε απροετοίμαστοι! Οι λεπτομέρειες θα σας βοηθήσουν να προβλέψετε αλλαγές στον προϋπολογισμό, την προθεσμία παράδοσης ή τα αποτελέσματα και να σχεδιάσετε ανάλογα την πορεία του έργου. Η γνώση της επικαιρότητας σχετικά με τις λεπτομέρειες του έργου θα σας βοηθήσει επίσης να απαντήσετε σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις προκύπτουν πριν καν τεθούν. Για παράδειγμα, εάν ξεσπάσει μια επιδημία στην χώρα την οποία προγραμματίζει να μεταβεί ο προϊστάμενός σας πρέπει να το γνωρίζετε εγκαίρως και να μάθετε ποια είναι τα απαραίτητα εμβόλια που πρέπει να κάνει ή τα φάρμακα που πρέπει να πάρει μαζί του.

  1. Συνεργαστείτε με άλλους.

Ενώ ορισμένα έργα θα ολοκληρωθούν μόνο από εσάς, πολλά έργα θα περιλαμβάνουν μια μικρή ή μεγάλη ομάδα εργασίας. Αν είστε επικεφαλής, πάντα πρέπει να αναζητάτε τρόπους να αξιοποιήσετε τις δεξιότητες της ομάδας σας.

Πχ αν κάποιος από την ομάδα έχει οικονομικές δεξιότητες μπορείτε να του αναθέσετε την κατάρτιση και την εποπτεία του προϋπολογισμού του έργου. Εάν έχετε στην ομάδα κάποιον που είναι παρορμητικός, συνδυάστε τον με ένα άλλο μέλος της ομάδας που θα μπορεί να τον βοηθήσει να παραμείνει ήρεμος και συγκεντρωμένος.

Να θυμάστε να ζητάτε πάντα την βοήθεια της ομάδας σας. Θα εκπλαγείτε με τις λύσεις που έχουν να προτείνουν! Μπορεί να γνωρίζετε τα παραδοτέα έγγραφα που απαιτούνται και να πιστεύετε ότι έχετε τον καλύτερο τρόπο να τα καταφέρετε, αλλά τα σχόλια και οι νέες ιδέες της ομάδας μπορεί μόνο να βοηθήσουν στη βελτίωση του αποτελέσματος.

  1. Στόχοι

Να χρησιμοποιείτε πάντα ενδιάμεσους στόχους στη διαχείριση του έργου σας. Ανεξάρτητα από το έργο, συνήθως πρέπει να έχετε μικρότερους στόχους στην πορεία του για την ολοκλήρωση. Σκεφτείτε καθένα από αυτούς και καταγράψτε τους στα template που θα χρησιμοποιήσετε.

Πχ  “Να δημιουργηθούν νέοι κοινόχρηστοι φάκελοι στο Drive μέχρι το τέλος της 1ης εβδομάδας” ή “Δημιουργήστε μια μονοσέλιδη αναφορά με τις προτάσεις σας μέχρι την πρώτη συνάντηση ομάδας”, και ούτω καθεξής. Οι έξυπνοι μικροί στόχοι θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε στο σωστό δρόμο, να ελέγχετε την πρόοδό σας και την πρόοδο της ομάδας σας, αλλά και να επιτύχετε τον γενικό στόχο.

Για μεγαλύτερα έργα, η διάσπαση του σε μικρότερους στόχους είναι το κλειδί για την επιτυχία. Εάν το έργο σας χρειαστεί μήνες για να ολοκληρωθεί, θα χάσετε την ορμή σας εάν δεν έχετε μικρές νίκες στην πορεία του. Φροντίστε να γιορτάσετε και τις μικρές νίκες και τα επιτεύγματα, καθώς αυτό ενθαρρύνει την ομάδα, αυξάνει την παραγωγικότητα και θα αισθανθείτε υπέροχα όταν γνωρίζετε ότι πετύχατε κάτι!

  1. Εξασκηθείτε δημιουργώντας ένα δικό σας φανταστικό Project

Εάν είστε καινούριοι στη διαχείριση έργων, κάντε μια συνειδητή προσπάθεια να αναπτύξετε τις δεξιότητες σας και να δείτε πως λειτουργούν τα εργαλεία διαχείρισης έργων και οι πλατφόρμες που αναφέρονται πιο πάνω για να εξοικειωθείτε με αυτά.

Βρείτε αυτό που λειτουργεί καλύτερα για εσάς και μάθετε πώς να το χρησιμοποιείτε καλά, αλλά να ξέρετε πώς να χρησιμοποιείτε και 2-3 άλλα. Ο προϊστάμενός σας μπορεί να «κολλήσει» στην Asana ενώ εσείς προτιμάτε το Trello ή τα πρότυπα του Excel. Το καλό είναι ότι οι περισσότερες από αυτές τις πλατφόρμες έχουν παρόμοιες βασικές λειτουργίες με μικρές διαφορές στο περιβάλλον τους. Μάθε ένα, και θα είσαι άνετα και με άλλα! Τα περισσότερα από αυτά είναι δωρεάν ή έχουν trial εκδόσεις.

 

Τι κάνουμε τώρα;

Διαβάστε από την αρχή αυτό το άρθρο. Υπάρχει κάποιο προσωπικό έργο που σας ήρθε στο μυαλό; Πχ η προετοιμασία για τις καλοκαιρινές διακοπές σας. Χρησιμοποιήστε το ως πρακτική άσκηση  για δουλέψετε με αυτές τις νέες δεξιότητες και τα εργαλεία διαχείρισης έργων! Η πρακτική θα ενισχύσει την εμπιστοσύνη στις δεξιότητες και τις γνώσεις σας, ώστε να μπορείτε να γίνετε ειδικός στη διαχείριση έργων!